平成１１年度決算検査報告
| 会社名 | (1) | 東日本電信電話株式会社 |
| (2) | 西日本電信電話株式会社 |
| 科目 | (1) | 営業費用 |
| (2) | 営業費用 | |
| 部局等の名称 | (1) | 東日本電信電話株式会社本社 |
| (2) | 西日本電信電話株式会社本社 |
| 請求書等各種郵便物の郵便料金 | (1) | 161億5115万余円 | (平成11年度) |
| (2) | 161億5825万余円 | (平成11年度) | |
| 節減できた郵便料金 | (1) | 3240万円 | (平成11年度) |
| (2) | 4110万円 | (平成11年度) |
１ 請求書等各種郵便物の概要
東日本電信電話株式会社（以下「ＮＴＴ東日本」という。）及び西日本電信電話株式会社（以下「ＮＴＴ西日本」という。）では、加入電話契約者等（以下「契約者等」という。）に対し、電話料金等の請求・催促、各種商品・サービスの広告等に係る各種の郵便物を多数郵送している。
（１） 電話料金等の請求・催促に係る郵便物について
ア 請求書等について
両会社では、契約者等に対し電話料金等を毎月請求するために、請求書又は口座振替事前案内書兼領収書（以下、両者を合わせて「請求書等」という。）をそれぞれ封書により郵送している。
両会社では、上記請求書等の印刷から郵便局への運搬、差出しまでの業務を委託して実施しており、顧客情報等を管理している顧客サービス統合システム（Customer Service Total System。以下「ＣＵＳＴＯＭ」という。）の料金情報等に基づき委託先の請求書発行センタにおいて作成した請求書等を、次の方法で郵送している。
（ア） 同一の郵便区（郵便局の配達区域の単位）内に１００通以上を郵送する場合は、同センタから当該郵便区を担当する郵便局へ運搬し市内特別郵便物（注１） として差し出す。
（イ） 同一の郵便区に１００通未満を郵送する場合は、同センタ最寄りの郵便局に差し出す。
請求書等に係る郵便物の差出通数は、平成１１年度においてＮＴＴ東日本では３億０８９８万余通（うち市内特別郵便物２億９１８３万余通）、ＮＴＴ西日本では３億１７７９万余通（同２億９４１７万余通）となっており、その郵便料金については、各郵便局からの請求に基づき、ＮＴＴ東日本の東京支店料金業務センタほか５センタ（注２） 及びＮＴＴ西日本の大阪支店料金サポートセンタほか６センタ（注３） （以下、これらを「料金業務センタ」という。）で支払っている。
イ 支払依頼書等について
各支店では、未納者に対し、文書による催促業務を実施しており、次の方法で郵送している。
（ア） 各支店等の窓口で支払うこととしていた者に対しては、支払を催促する旨を記載した支払依頼書をはがきにより郵送する。この支払依頼書は、各支店においてＣＵＳＴＯＭの料金情報等に基づき作成している。そして、各支店では支払依頼書が市内特別郵便物の対象とならないはがきであるため、支店最寄りの郵便局に差し出している。
（イ） 金融機関の口座振替により支払うこととしていた者に対しては、振替不能請求書に支払を催促する旨を記載した文書を同封し、封書により郵送する。この振替不能請求書は、請求書発行センタにおいてＣＵＳＴＯＭの料金情報等に基づき作成し、各支店へ運搬している。そして、各支店では管内の各郵便局へ運搬する作業・経費等を考慮して、そのほとんどを市内特別郵便物の取扱いをしないで最寄りの郵便局に差し出している。
支払依頼書及び振替不能請求書（以下、両者を合わせて「支払依頼書等」という。）に係る郵便物の差出通数は、１１年度においてＮＴＴ東日本の東京支店ほか１６支店（注４）
では、支払依頼書１２６９万余通、振替不能請求書３０２万余通、計１５７１万余通、ＮＴＴ西日本の大阪支店ほか２９支店（注５）
では、それぞれ９８８万余通、３１１万余通、計１３００万余通となっており、その郵便料金については、各郵便局からの請求に基づいて各支店で支払っている。
（２） 各種商品・サービスの広告等に係る郵便物（ダイレクトメール）について
各支店では、契約者等に対し、各種商品・サービスの販売を促進するため、各種のダイレクトメールを作成し、郵送している。各支店が最寄りの郵便局に差し出しているダイレクトメールに係る郵便物の差出通数は、１１年度においてＮＴＴ東日本の東京支店ほか１６支店では５７０万余通、ＮＴＴ西日本の大阪支店ほか２７支店（注６） では４０２万余通となっており、その郵便料金については、各郵便局からの請求に基づいて各支店で支払っている。
郵便料金には、一定の条件に該当するときに通常の郵便料金を割り引くことなどとする各種の割引制度が定められている。そして、これらの割引制度の中には次のようなものがある。
（１） バーコード割引
バーコード割引は、受取人の住所等に係るバーコード（以下「住所バーコード」という。）を、差出人が郵政省の定めた方法により定形の封書又ははがきに印字し、市内特別郵便物として取り扱う郵便物（請求書等）は１００通以上を、市内特別郵便物として取り扱わない郵便物（支払依頼書等）は１，０００通以上を同時に差し出すなどの条件を満たす場合に適用される割引制度である。この割引は、市内特別郵便物については、郵政省により官報に告示された郵便局（以下「告示局」という。）での取扱いに限定されており、通常の市内特別郵便物の料金より更に低額の料金が適用され、また、市内特別郵便物以外の郵便物については、郵便料金の合計額に５％を乗じて得た金額が割り引かれることとなっている。
（２） 広告郵便割引
広告郵便割引は、商品の広告、営業活動に関する広告を目的として作成した同一内容のダイレクトメールについて、封書又ははがきにより、同時に２，０００通以上を郵便区ごとに区分して差し出すなどの条件を満たす場合に適用される割引制度である。この割引は、事前に広告郵便物として取扱郵便局の承認を受けることとなっており、その割引率は１回又は１箇月間の差出通数に応じて１５％から４０％（往復はがきの場合にはその２分の１の率）となっている。
２ 検査の結果
両会社では、前記のように契約者等に多数の郵便物を郵送している。一方、郵政省では近年、郵便需要の変化に対応したサービスの一環として、各種郵便料金の割引制度の適用範囲について拡大を図ってきている。このことから、両会社において、前記の郵便料金の割引制度を活用することにより経費の節減が図られているかなどに着眼して検査した。
ＮＴＴ東日本については、〔１〕東京支店料金業務センタほか５センタが郵便料金を支払った請求書等のうち大部分を占める市内特別郵便物として郵送したもの２億９１８３万余通、〔２〕東京支店ほか１６支店が郵送した支払依頼書等のうち１回の差出通数が１，０００通以上のもの１３２５万余通、〔３〕東京支店ほか１５支店（注７）
が郵送したダイレクトメールのうち１回の差出通数が２，０００通以上のもの４３１万余通、計３億０９４０万余通、これらに係る郵便料金計１６１億５１１５万余円を対象として検査した。
また、ＮＴＴ西日本については、同様に、〔１〕大阪支店料金サポートセンタほか６センタが郵便料金を支払った請求書等２億９４１７万余通、〔２〕大阪支店ほか２９支店が郵送した支払依頼書等１１５０万余通、〔３〕大阪支店ほか２３支店（注８）
が郵送したダイレクトメール３０８万余通、計３億０８７６万余通、これらに係る郵便料金計１６１億５８２５万余円を対象として検査した。
検査したところ、上記の各郵便物について、次のような事態が見受けられた。
（１） 請求書等及び支払依頼書等について
両会社では、郵政省が新郵便番号制の導入に伴い１０年２月に創設したバーコード割引制度に対応するため、１１年１月以降差し出す請求書等及び支払依頼書等について、住所欄に住所バーコードを印字できるようＣＵＳＴＯＭの改良を行った。これにより、告示局に市内特別郵便物として差し出す請求書等は、告示局をＣＵＳＴＯＭに登録すれば、住所バーコードが印字されることになっている。また、市内特別郵便物として取り扱わない支払依頼書等は、各支店の最寄りの郵便局でバーコード割引が利用できることから、住所バーコードが印字されることになっている。
ア 請求書等について
両会社における告示局のＣＵＳＴＯＭへの登録状況を検査したところ、両会社では、９年１２月から１０年８月までの間に告示された東京中央郵便局ほか２３８郵便局は登録していたが、その後の１１年１月から１２年３月までの間に順次告示された田無郵便局ほか２１１郵便局については、告示局の拡大状況を把握していなかったため登録を行っていなかった。
このため、これら郵便局に市内特別郵便物として差し出した請求書等のうち、ＮＴＴ東日本が田無郵便局ほか６０郵便局に差し出した１３９万９４４８通及びＮＴＴ西日本が淀川郵便局ほか１０５郵便局に差し出した２８４万５８４５通については、１１年度において、バーコード割引を利用することができるのに、これを利用していなかった。
イ 支払依頼書等について
バーコード割引の利用状況について検査したところ、ＮＴＴ東日本の東京支店ほか１０支店（注９） が差し出した支払依頼書等２９２万３７５６通及びＮＴＴ西日本の大阪支店ほか２８支店（注１０） が差し出した６２９万２２６５通に住所バーコードが印字されているのに、バーコード割引の制度を利用していなかった。
（２） ダイレクトメールについて
ダイレクトメールの広告郵便割引の利用状況について検査したところ、ＮＴＴ東日本の東京支店ほか１５支店が差し出した１３８万６４２０通及びＮＴＴ西日本の大阪支店ほか１８支店（注１１） が差し出した１１２万１７２８通については、広告を目的として作成した同一内容のものであるから、広告郵便割引を利用することができるのに、事前に郵便局に対し広告郵便物としての承認申請を行っていないことから、これを利用していなかった。
前記の郵便物について、それぞれ郵便料金の割引制度を利用していたとすれば、ＮＴＴ東日本では、請求書等については約４１０万円、支払依頼書等については約８６０万円、ダイレクトメールについては約１９６０万円、計約３２４０万円、ＮＴＴ西日本では、それぞれ約８５０万円、約１７００万円、約１５６０万円、計約４１１０万円の郵便料金が節減できたと認められた。
このような事態が生じていたのは、次のことなどによると認められた。
（１） 請求書等及び支払依頼書等について
ア 請求書等について
本社において、市内特別郵便物に係るバーコード割引を取り扱う郵便局について、郵政省の告示を把握し、ＣＵＳＴＯＭへの登録を行う体制を整備していなかったこと
イ 支払依頼書等について
本社において、各支店に対し、バーコード割引の活用について十分に周知していなかったこと、また、支店において、バーコード割引の制度についての認識が十分でなかったこと
（２） ダイレクトメールについて
本社において、各支店に対し、広告郵便割引の活用について十分に周知していなかったこと、また、支店において、広告郵便割引の制度についての認識が十分でなかったこと
３ 当局が講じた改善の処置
上記についての本院の指摘に基づき、両会社では、１２年１０月に、各支店に対して指示文書を発し、次のとおり、請求書等各種郵便物の郵送について郵便料金の割引制度を活用することにより経費の節減を図る処置を講じた。
（１） 請求書等及び支払依頼書等について
ア 請求書等について、料金業務センタにおいて郵政省に対し定期的に告示状況を確認するなどして、速やかに告示局を把握し、ＣＵＳＴＯＭに登録する体制を整備して、バーコード割引の利用を図ることとした。
イ 支払依頼書等について、支店においてバーコード割引の適用条件を確認して、バーコード割引の利用の徹底を図ることとした。
（２） ダイレクトメールについて、支店において広告郵便割引の適用条件を検討のうえ、事前に郵便局の承認を受けて広告郵便割引の利用の徹底を図ることとした。
| （注２） | 東京支店料金業務センタほか５センタ 東京支店料金業務センタ、神奈川支店料金業務センタ、埼玉支店料金センタ、長野支店料金業務センタ、宮城支店料金業務センタ、北海道支店札幌料金センタ |
| （注３） | 大阪支店料金サポートセンタほか６センタ 大阪支店料金サポートセンタ、名古屋支店料金サービスセンタ、静岡支店料金部門、金沢支店コレクティングセンタ、愛媛支店料金サービスセンタ、広島支店料金エリアサポートセンタ、福岡支店料金エリアサポートセンタ |
| （注４） | 東京支店ほか１６支店 東京、神奈川、千葉、埼玉、茨城、栃木、群馬、山梨、長野、新潟、宮城、福島、岩手、青森、山形、秋田、北海道各支店 |
| （注５） | 大阪支店ほか２９支店 大阪、京都、神戸、奈良、滋賀、和歌山、名古屋、静岡、岐阜、三重、金沢、富山、福井、広島、鳥取、島根、岡山、山口、愛媛、香川、徳島、高知、福岡、佐賀、長崎、熊本、大分、宮崎、鹿児島、沖縄各支店 |
| （注６） | 大阪支店ほか２７支店 （注５）のうち、高知、宮崎各支店を除く |
| （注７） | 東京支店ほか１５支店 （注４）のうち、秋田支店を除く |
| （注８） | 大阪支店ほか２３支店 （注５）のうち、滋賀、三重、島根、山口、高知、宮崎各支店を除く |
| （注９） | 東京支店ほか１０支店 （注４）のうち、千葉、埼玉、茨城、栃木、群馬、山梨各支店を除く |
| （注１０） | 大阪支店ほか２８支店 （注５）のうち、岐阜支店を除く |
| （注１１） | 大阪支店ほか１８支店 （注５）のうち、京都、滋賀、和歌山、金沢、鳥取、島根、山口、高知、佐賀、大分、宮崎各支店を除く |