物品・役務調達契約に当たり、原則として競争に付し、給付の確認を確実に実施することなどにより、予算の適正な執行を図るよう是正改善の処置を要求したもの

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（１）物品・役務調達契約に当たり、原則として競争に付し、給付の確認を確実に実施することなどにより、予算の適正な執行を図るよう是正改善の処置を要求したもの

【是正改善の処置要求の全文】

　　　物品・役務調達契約について

（平成13年11月22日付け　外務大臣あて）

　標記について、会計検査院法第34条の規定により、下記のとおり是正改善の処置を要求する。

記

１　物品・役務調達契約の事務の概要

（国の物品・役務調達契約の事務）

　国の物品・役務調達契約の事務は、会計法（昭和２２年法律第３５号）、予算決算及び会計令（昭和２２年勅令第１６５号。以下「予決令」という。）等の会計法令等に従って執行される。このうち契約の締結については、原則として競争に付することとなっている。ただし、契約の性質又は目的が競争を許さない場合、緊急の必要により競争に付することができない場合などにおいては、随意契約によることができることとなっている。この場合でも、なるべく二人以上の者から見積書を徴さなければならないこととなっている。

（外務本省における物品・役務調達契約の事務）

　貴省の所掌する歳入及び歳出の予算、決算並びに会計の事務は、外務省組織令（平成１２年政令第２４９号）により、大臣官房会計課が行うこととされている。そして、外務省所管会計事務取扱規程（平成２年外務省訓令第４号）により、会計課長が会計事務を総括し、支出負担行為担当官として物品・役務調達契約を締結するとともに、官署支出官として支出の決定を行うこととなってている。
　物品・役務の調達に当たっては、「支出負担行為等取扱いに関する件」（昭和３１年会計課長発、各課長宛）により、予算の範囲内で予定する調達内容や契約方式等を記載した事前決裁書を作成し、これに見積書を添付して会計課長に送付し、当該調達の妥当性について会計課長の決裁を得ることになっている。この事前決裁書を作成するなどの事務については、従来から、庁舎の維持管理など貴省全体に共通する物品・役務の調達に際しては、会計課がこれを行い、一方、国際会議等の開催や外国からの要人等の接遇などの事業の際に必要な物品・役務の調達に際しては、これらの事業を担当する貴省各課（以下「担当課」という。）がこれを行っている。
　そして、上記のいずれの場合においても、事前決裁書に対する会計課長の決裁を受けた後に、会計課が、事前決裁書の内容に基づいて、調達内容、契約方式、契約の相手方等を正式に決定し、契約の締結及び発注をすることとなっている。
　また、給付の確認については、「外務省本省における契約履行上の監督及び検査事務取扱要領」（昭和３８年決定。以下「検査要領」という。）により、物品・役務調達契約においては会計課の職員を検査職員として任命し、契約内容の給付の完了を確認することとしている（ただし、特別の必要がある場合には、会計課以外の職員を臨時に検査職員として任命することとしている。）。

２　本院の検査結果

（検査の着眼点）

　貴省における物品・役務調達の多くが随意契約によっていることから、本院では、昨年次から、物品・役務調達契約の事務が会計法令等に従って適正に行われているか、契約方式の決定は適切か、随意契約により調達しようとする場合に見積書を適切に徴しているかなどに着目して検査してきた。
　本年次の検査においては、引き続き上記の点について検査を実施するとともに、ハイヤーの借上げ代金の水増し事件等が発覚したことから、会計事務を適正に執行する体制が整っているか、給付の確認は適正に実施されているかなどについても検査を行った。

（検査の対象）

　平成１１、１２両年度に貴省が行った物品・役務調達契約のうち、１件１００万円を超える契約（ただし、事務用品の調達、ハイヤーの借上げ及びホテルの利用に関しては１件１００万円以下の契約を含む。）は、１１年度計１５５億７８８５万余円、１２年度計１９９億２１９０万余円になっており、これらの調達契約を検査の対象とした。

（検査の結果）

　検査したところ、貴省の物品・役務の調達において、次のような事態が見受けられた。

（１）物品・役務調達契約の実施について

ア　物品・役務調達契約の執行体制

　各担当課は、物品・役務の調達に際して、随意契約によるべきと判断した場合には、市場調査を十分行わないまま、従来から取引実績のある特定の業者から見積書を徴している事態が多数見受けられた。そして、これらの業者を契約の相手方に予定したり、見積書の金額をそのまま契約予定金額としたりして事前決裁書を作成し、会計課に送付していた。会計課では、これを十分に審査することなく、事実上、各担当課の判断が追認されていた。このように、各担当課において実質的に契約方式、契約の相手方、予定価格等の決定が行われるなどしていた。そして、本来会計課が行うべき物品・役務の発注は各担当課が行っていた。
　このような物品・役務調達契約の執行体制は、長年にわたり慣行として続いていた。

イ　契約の締結

　上記のような契約事務の執行体制を執っていたため、次のとおり適切とは認められない事態が見受けられた。

（ア）　契約方式の決定

　契約の締結に際して、競争に付すことが可能であるにもかかわらず、随意契約によっているものが次のとおり見受けられた。
〔１〕　役務を提供できる業者が他にあるにもかかわらず、市場調査が十分でなかったため、随意契約により特定の業者から調達していたもの
　貴省では、外国からの要人等の送迎等のために使用する目的で新東京国際空港内に分室を設け、その清掃管理業務を清掃業者に委託している。この委託業務を担当する官房総務課では、夜間、緊急時等の対応が可能なＡ社が最も信頼のおける業者であるとして、従前から継続して同社のみから見積書を徴していた。そして、会計課ではこれに基づき、同社との間で随意契約（１１、１２両年度、契約額いずれも１，５９０，９９６円）を締結していた。
　しかし、本件業務の内容は主として室内清掃であり、同空港内において同種の業務が複数の会社により実施されていることから、昨年次の貴省会計実地検査の際に、契約の相手方を特定の業者に限定する必要性について貴省の検討を求めた。
　これに対し、貴省では、１３年度の契約に当たり同社を含め４社から見積書を徴したところ、同社が９３０，０００円と他の３社と比べ最も低い価格を提示したことから、この額を契約額として同社と契約を締結した。この結果、６６万余円が節減されることとなった。
〔２〕　特に秘密を保持する取扱いになっていないにもかかわらず、秘密保持を理由として随意契約により特定の業者から調達していたもの
　貴省では、外交貨物の梱包業務及び船舶による輸送等業務と、航空機による輸送等業務をそれぞれ運送業者に委託している。これらの委託業務を担当する在外公館課では、当該貨物が秘密を保持する取扱いを要するものであるとして、Ｂ社を契約の相手方に選定していた。そして、会計課ではこれに基づき、同社との間で単価契約を締結していた。
　しかし、船舶、航空機による輸送については、契約上及び実際にも他の荷主の貨物と一緒に運送するいわゆる「積合せ貨物」であって特に秘密を保持する取扱いとなっていないことから、昨年次の貴省会計実地検査の際に、契約の相手方を特定の業者に限定する必要性について貴省の検討を求めた。
　これに対し、貴省では、１３年度の契約に当たり梱包業務を除いた輸送等業務を一般競争契約により調達することとした。そして、１２年度とほぼ同一の単価に１３年度の発送見込数量を乗ずるなどして予定価格を算定したところ、船舶による輸送については６９５２万余円、航空機による輸送については４億２７３０万余円となった。入札の結果、いずれもＢ社以外の他社が落札し、落札額はそれぞれ１６９４万余円、２億４５４３万余円で、予定価格をそれぞれ５２５８万余円、１億８１８６万余円下回り、調達に要する経費が大幅に節減されることとなった。
〔３〕　一括調達できるにもかかわらず、特段の理由もなく少額の調達に分割して、随意契約により特定の業者から調達していたもの
　貴省では、在外公館で広報活動に使用する文房具等の頒布品を購入している。この業務を担当する海外広報課では、在外公館からの要求を基に品目を選定し、特定の４業者に発注していた。そして、会計課では、これらの業者との間で１２年度に５１５件の随意契約を調達額計４億６５７３万余円で締結していた。
　上記５１５件の随意契約のうち５１３件は、調達額が１００万円以下（うち１６４件は９８万円以上１００万円未満）のものであり、「随意契約による場合の予定価格等について」（昭和４４年蔵計第４４３８号）により、予定価格調書の作成を省略していた。
　そして、この５１３件の調達についてみると、同じ日に同一業者から複数調達しているものが、年間４７回にわたり５０２件、調達額計４億５３０４万余円見受けられた。このうちＣ社からの調達を例にすると、同じ日に、ほぼ同一の物品について５５件（調達額計５１６６万余円）の契約に分割して調達しているものがあった。これらは、それぞれ複数の在外公館分をまとめて１件の契約としているが、輸送方法その他の必要性により５５件に分割しているものではなく、分割調達する合理的な理由は認められなかった。また、それ以外の４４７件についてもほぼ同様の事態となっていた。
　したがって、これらの５０２件の調達契約を適宜取りまとめても何ら問題はなく、一括して競争に付すべきであると認められた。
　また、貴省全体の事務用品の調達状況は、次のとおりとなっていた。
　事務用品は、１１年度に３，８２９件、１２年度に４，１１２件の調達が行われている。このうち、１件当たりの金額が少額のため随意契約によることができるとされている１６０万円以下の調達件数の全体に占める割合は、表１のとおり、１１年度約９５％、１２年度約９６％となっていた。また、契約書、予定価格調書の作成や見積書の徴取を省略することができる１００万円以下の調達件数の全体に占める割合は、１１〜１２両年度とも約９４％と大部分を占めていた。

＜表１＞事務用品の調達状況

（イ）見積書の徴取

　１件１００万円を超える事務用品の調達のうち、九州・沖縄サミット関連の調達１２件（特殊な物品の調達を除く。）、調達額計３７５４万余円についてみると、すべてＤ社との間で随意契約が締結されていた。
　これらの契約における見積書の徴取状況について検査したところ、同社のみから見積書を徴していたものが３件、同社を含む２社から見積書を徴していたものが１件、同社を含む３社以上から見積書を徴していたものが８件となっており、いずれも同社が最も低い価格を提示したことから、すべて同社から調達していた。
　しかし、貴省が見積書を徴取したこれらの業者のうち、同社を除く８業者は、いずれも１１、１２両年度において貴省への納入実績が全くないか、ほとんどない業者であり、１００万円を超える納入実績のある業者は１社だけで、この業者も１件の納入実績があるだけであった。
　そこで、貴省すべての事務用品の調達において、見積書の徴取状況について検査した。
　その結果、事務用品の納入実績が最も多い業者は、１１、１２両年度いずれも同社で、次にＥ社となっていて、両社の調達件数の合計は、全体の３６％（１１年度）、４０％（１２年度）に達し、その大多数が随意契約となっていた。そして、両社が納入する事務用品は同種又は同一のものが少なくないにもかかわらず、同一の調達で両社から見積書を徴取している調達は、両年度において１件もなかった。
　このように、見積書の徴取に際して、納入実績が非常に多い業者とほとんどない業 者とが組み合わされる一方、納入実績が多い業者からは同時に見積書を徴取していな い状況は、見積書の徴取が形骸化していると認められた。

ウ　給付の確認

　検査職員として任命された会計課の職員は、検査要領により、物品・役務調達契約の関係書類に基づいて、納期、納入場所、規格、銘柄、数量等の給付の確認を行うこととなっている。
　しかし、物品が各担当課に直接納入されたり、役務が各担当課に直接提供されたりする場合には、検査職員が納入場所に立ち会っていなかったり、請求書に給付の内容を示す明細書が添付されていなかったりしているなどのため、給付の確認を十分に行っていない事態が多数見受けられた。
　また、検査職員が給付の確認をしたときは支出決定決議書に確認したことを示すことになっているのにこれがなかったり、検査職員の任命を受けていない会計課の別の職員が、正規の検査職員の印を押なっしていたりしていた。さらに、予決令の規定等に基づき、２００万円を超える調達については検査調書を作成することが義務づけられ、当該検査調書に基づかなければ支払いをすることができないとされているのに、検査調書を作成せずに支払っている事態が見受けられた。

エ　契約方式の状況について

　上記のような物品・役務調達の事務を行っていたので、貴省全体の物品・役務調達契約（ハイヤーの借上げ、ホテルの利用等を除く。）を対象にして、契約方式の状況を検査したところ、次のとおりとなっていた。
　契約を締結する場合に、原則として競争に付さなければならないとされる１件１６０万円を超える物品・役務調達契約のうち、随意契約の占める件数の割合は、表２のとおり、１１年度約８４％、１２年度約８５％（契約金額でみると１１年度約９２％、１２年度約８４％）と大部分を占めており、競争に付されているものは２割にも満たなかった。

＜表２＞　１６０万円を超える物品・役務の調達件数及び金額

　このように、物品・役務の調達において随意契約が広く採用されていた。しかし、随意契約による調達は、前記の事例にも示すように、透明性、公正性及び競争性を十分に確保できない。したがって、契約方式の決定に当たっては、可能な限り競争に付して契約する必要があると認められる。

（２）ハイヤーの借上げ契約及びホテルの利用契約について

　以上の事態を背景に、ハイヤーの借上げ及びホテルの利用について、次のような調達事務が行われていた。

ア　ハイヤーの借上げについて

　（ア）ハイヤーの借上げ契約

　貴省では、会計課がＦ社ほか７ハイヤー会社とハイヤー借上げの単価契約を締結し、個々の借上げの実績に応じて代金を支出している。会計課が、公務のためにハイヤーを借り上げた支出額は、１１年度１億７２９９万余円、１２年度１億８４３８万余円であった。また、会計課以外の各担当課においても、国際会議開催や外国からの要人等の接遇の際にハイヤーを利用しており、これに係る支出額は、１１年度１億０１９２万余円、１２年度９３３１万余円であった。
　各担当課では、ハイヤーの借上げに際して、本来会計課が行うべき借上げの発注を行っていた。また、会計課では、各担当課が借り上げたハイヤーの請求書の単価が、会計課が締結した単価契約の単価と細部で異なっていたり、単価契約の対象となっていない車種が含まれていたりしたにもかかわらず、これを看過していた。

　（イ）給付の確認

　各担当課では、ハイヤーの借上げ状況についての記録をとっておらず、業者からの請求書にも具体的な明細書や運行日誌、運行記録等を添付させていないので、請求額の根拠となる利用者、利用経路、利用時間等の利用状況を把握していなかった。
　このため、会計課に所属する検査職員は、これに対する給付の確認を行えない状況となっていて、しかも、検査職員の任命を受けていない会計課の別の職員が、前記のとおり、支出決定決議書に正規の検査職員の印を押なっして処理するという会計手続が恒常的に行われていた。

　（ウ）九州・沖縄サミット準備事務局におけるハイヤーの借上げ契約

　上記（ア）、（イ）のような会計手続を背景として、九州・沖縄サミット準備事務局に所属していた貴省職員２名が、Ｆ社の役員等と共謀し、ハイヤーの借上げ代金を水増しして請求させる事態が発生していた。
　この両名は、東京都内でハイヤーを借り上げる旨の事前決裁書を作成せずに同社からハイヤーを借り上げていた。しかも、実際には１日当たりおおむね１台（調達額計８，７２９，４４５円）しか借り上げていなかったにもかかわらず、１日４台借り上げたことにした請求書（請求額計２１，５２８，２５２円）を会計課に提出していた。

イ　ホテルの利用について

　（ア）ホテルの利用契約

　貴省では、サミット等の国際会議、レセプション等の会場として、また、外国からの要人等の宿泊施設としてホテルを利用している。
　これらの国際会議等を担当する各担当課では、予算執行可能額の範囲で会議等の出席者数、宿泊等に必要な経費等を記載した事前決裁書を会計課長に送付し、決裁を受けていた。そして、その後、会計課ではホテル等と随意契約を締結していた。
　これらのホテル利用に係る経費は、事前に会計課が上限額として定めた宿泊費等の単価を基に各担当課が算定していた。しかし、会議等の出席者や日程等が変更になった場合に増額変更が困難であることなどから、各担当課では、予定される最大限の人数、日数等を見込んで算定することが通例となっていて、会議等の終了後に精算することにしていた。

　（イ）給付の確認

　会計課の検査職員は、会議等の終了後にホテル等から提出される請求書等と各担当課が作成した会議等の開催に係る関係書類とを突合するなどして、給付の確認を行うこととなっている。
　しかし、請求書の中には、出席者数、宿泊費等の単価内訳が明らかでないものがあり、検査職員がその給付の確認をすることは事実上困難な状況になっているものが見受けられた。また、レセプション等、会場における給付の確認が必要な場合には、各担当課の職員を臨時検査職員に任命することとなっているが、原則として各担当課からの要請があった場合に臨時検査職員を任命しているため、実際に臨時検査職員が任命されて給付の確認を行っている事例はほとんど見受けられなかった。また、２００万円を超える調達に義務づけられている検査調書の作成もほとんど行われていなかった。
　一例をあげると次のとおりである。
　西欧第１課では、国際会議や招へいした文化人等の宿泊施設としてホテルを多数利用しており、その利用件数と金額は、１１年度３８件、計１億５２５３万余円、１２年度５１件、計１億６０３０万余円となっている。このうち、２００万円を超える契約が、１１年度１６件、計１億２３９８万余円、１２年度１２件、計１億１８４５万余円あるのに、１件を除いてすべて検査調書が作成されていなかった。

（是正改善を必要とする事態）

　このように、貴省において、本来会計課が行うべき事務を各担当課が行っていたり、適切な契約方式によっていなかったり、十分な競争を確保しないまま安易に契約の相手方を選定したり、給付の確認を十分に行っていなかったりなどして、会計法令等に基づいた物品・役務調達契約の事務が適正に行われていない事態は適切とは認められず、是正改善を図る必要があると認められる。

（発生原因）

　このような事態が生じているのは、貴省において、物品・役務調達契約の事務の執行に当たり、会計法令等を遵守するよう職員に対し徹底していなかったり、これらの事務を適正に執行する体制が整っていなかったりしていることなどによると認められる。

３　本院が要求する是正改善の処置

　貴省において、物品・役務調達契約に際し、会計法令等を遵守して、透明性、公正性及び競争性を確保し、予算の適正な執行を図るため、次のような処置を講ずる要があると認められる。
（ア）物品・役務調達契約の事務の執行に当たっては、原則として、会計課においてその事務を行うこととし、各担当課が実質的に契約の内容等を決定しているなどの体制を抜本的に改めること
（イ）契約の締結に当たっては、原則として競争に付することとし、やむを得ず随意契約による場合でも、その理由を具体的に明らかにした上で見積書を適切に徴すること
（ウ）給付の確認に当たっては、これに必要な関係書類をそろえるとともに、任命を受けた職員が確実に実施する体制を整備すること