平成１６年度決算検査報告
１ 本院が要求した是正改善の処置
外務省の大使館、政府代表部及び総領事館（以下「在外公館」という。）における会計機関については、原則として、歳入徴収官には在外公館の長（以下「館長」という。）がなり、また、出納官吏には、大使館及び政府代表部では館長の代理となる者が、総領事館では館長が、それぞれなっている。
館長は、在外公館会計規程（昭和２７年決定）に基づき歳入徴収官や出納官吏等の事務を分掌又は補助させるため、会計担当者を１人又は複数定めることとなっていて、会計担当者は、歳入徴収官及び出納官吏の事務について、収納及び支払に係る関係書類の調査、現金及び預金の出納保管、帳簿への登記、証拠書類の整理並びに各種報告書の作成などの事務を担当している。そして、在外公館には、会計事務等を担当する官房班があり、官房班に属する現地採用職員等もこれらの会計事務を補助している（以下、この会計事務を補助する職員を「補助職員」という。）。
また、毎年３月３１日に出納官吏の帳簿金庫の検査を行う検査員には、上記の規程により、原則として出納官吏の次席の者が任命されている。
この在外公館における出納事務の執行状況について検査したところ、歳入徴収官、資金前渡官吏及び検査員が自ら行うべき事務が当該者により行われていなかったり、補助職員の範囲及びその事務の範囲が明確でないまま公金が取り扱われていたり、会計法令等に従った会計事務の処理が行われていなかったりして、出納事務の執行において必要不可欠な内部統制や相互牽制が十分機能していない状況が見受けられた。
このような事態が生じているのは、外国において我が国と商慣習が異なることなどの事情はあるものの、外務省において、在外公館の出納事務に関する規定を十分整備していないこと、在外公館において、指揮命令系統としての内部統制及び出納官吏と検査員との相互牽制が十分機能するよう出納事務の執行体制を整備していないこと、また、外務省において、出納事務の執行に当たり、会計法令等の理解及び遵守に対する認識が十分でなく、在外公館に対する指導監督が十分でないことなどによると認められた。
外務省において、在外公館における出納事務の執行について、内部統制、相互牽制を十分機能させ、会計法令等に従って適切及び適正に出納事務を執行するよう、次のとおり、外務大臣に対し平成１６年１０月に、会計検査院法第３４条の規定により是正改善の処置を要求した。
（１）在外公館における歳入徴収官、資金前渡官吏及び検査員が自ら行うべき事務の範囲を明確にして徹底を図ること、及び、代理官制度の運用を図るため、代理官の任命に関する運用細則等を定め、その徹底を図ること
（２）補助職員の範囲及びその事務の範囲を明確にして、この徹底を図り、館長及び出納官吏が会計事務について適時、適切に指揮、監督を行うよう体制を整備すること
（３）外務省において、在外公館の出納事務に関する規定の見直しをするなどの整備を行うなどして、在外公館において適正に会計法令に従って出納事務を行えるよう適切に指導監督すること
（４）歳入徴収官、弁償責任を負っている出納官吏、及び会計担当者等における会計法令等の理解及び遵守に対する認識の向上を図るため、外務省の指導、出納官吏及び会計担当者等への研修の実施等の措置を更に充実させ、会計法令等を遵守して、出納事務を適切及び適正に執行するよう周知徹底させること、また、査察時に、出納事務の執行状況をより詳細に把握して、改善を要する事項について提言、勧告するとともに、改善状況の事後確認を十分行い、その徹底をより一層図ること
２ 当局の処置状況
外務省では、本院指摘の趣旨に沿い、次のような処置を執り、又はその検討を行っている。
（１）について
ア 歳入徴収官が自ら行うべき事務については、１７年８月に外務大臣名で各館長あてに「在外経理（在外公館出納事務の改善策：訓令）」を発し、徴収決議書の書式を定めて、歳入徴収官が徴収決議書を用いた歳入徴収の意思決定ができるようにし、歳入徴収官の不在時には歳入徴収官代理がこの事務を行うよう代理官制度の運用を図ることとした。また、歳入徴収官の代行機関を設けて、領事手数料等の徴収決定の事務は代行機関が行うこととした。
イ 資金前渡官吏が自ら行うべき事務については、上記の訓令をもって、資金前渡官吏の不在時には、資金前渡官吏代理が支払の決定を行うよう代理官制度の運用を図ることとした。また、小切手の署名については、資金前渡官吏又は資金前渡官吏代理が自ら行うこととし、それが厳格に運用されるよう具体的な取扱いについて引き続き検討を行っていくこととしている。
ウ 検査員が自ら行う事務については、１７年３月に外務大臣名で各館長あてに「在外経理（帳簿金庫検査の徹底（実施要領の送付））」（訓令）を発し、帳簿金庫の検査に当たっては、検査員が自ら検査を行うことを周知徹底した。
（２）について
ア 補助職員の範囲及びその事務の範囲の明確化については、在外公館における出納事務の実態を踏まえ、引き続き検討を行っていくこととしている。
イ 銀行からの預金の引出し等に際して公金の取扱いが適切でない事態については、１６年１２月に外務大臣名で各館長あてに「在外経理（在外公館出納事務の改善策：訓令）」を発し、銀行からの現金の引出しは、原則として、会計担当者が行うか、現地職員に行わせる場合は会計担当者が同行するよう周知徹底した。また、任地の治安状況等を考慮して公金の取扱いに関する現行規定の見直しについて引き続き検討を行っていくこととしている。
（３）について
ア 歳入金を一時業者等への支払に充てている事態については、上記１６年１２月の訓令をもって、収入金を直ちに支払に充てることのないよう周知徹底した。
イ 前渡資金と報償費の経費区分が徹底されていない事態については、上記１６年１２月の訓令をもって経費を区分するよう周知徹底した。
ウ 在外公館の公金以外の資金の出納保管をしている事態については、１６年３月に外務大臣名で各館長あてに「在外経理（会計経理事務の改善等）」（訓令）を発し、公金以外の資金の整理、縮小を図った。また、公金以外の資金の具体的な取扱方法について引き続き検討を行っていくこととしている。
エ 前渡資金の経費科目以外の経費を支払い、又は科目残高を超えて支払っている事態については、１７年５月に外務大臣名で各館長あてに「会議費（会議費（庁費Ｂ及びＤ）のりん請手続きの簡素化）」（訓令）を発し、前渡資金の送金を迅速化するとともに、１７年６月に外務大臣名で各館長あてに「在外経理（在外公館出納事務の改善策：訓令）」を発し、前渡資金の経費科目以外の経費を前渡資金で一時的に立て替えて支払ったり、前渡資金の科目残高を超えて支払ったりしないよう周知徹底した。
オ 実際の現金の出納と現金出納簿への登記とが相違している事態のうち、旅費の一部を概算払しているのに全額精算払したこととしているものについては、前記１６年１２月の訓令をもって、旅費を旅行前に支払った場合は、概算払として処理をするよう周知徹底した。また、前渡資金で支払っているのに私金で立替払したこととしているなどのものについては、改善策について引き続き検討を行っていくこととしている。さらに、現金出納簿について、前記１７年６月の訓令をもって、任意の書式で現金出納補助簿を備えて記帳するよう周知徹底した。また、現金出納簿の書式の見直しについて引き続き検討を行っていくこととしている。
カ 小切手振出しの帳簿が整理されていない事態については、前記１７年６月の訓令をもって、小切手等の適切な管理、保管について周知徹底した。また、小切手振出しの帳簿の導入について引き続き検討を行っていくこととしている。
（４）について
ア 研修については、歳入徴収官、出納官吏及び会計担当者の会計法令等の理解及び遵守に対する認識の向上を図るため、研修対象者の拡充、研修回数の増加、会計担当者のための相談窓口の充実などの措置を講じた。
イ 査察については、１７年６月以降、査察実施前に会計担当者への質問票による調査を実施したり、査察実施時のチェック項目に出納事務に関するより詳細かつ具体的な項目を設けたりなどして出納事務の執行状況を把握することとし、また、査察実施後のフォローアップの状況を本省に報告させることとした。