パーソナルコンピュータ用ソフトウェアの使用権の購入に係る契約条件等を把握することなどにより、経済的な購入を行える体制の整備を図るよう是正改善の処置を求めたもの

パーソナルコンピュータ用ソフトウェアの使用権の購入に係る契約条件等を把握することなどにより、経済的な購入を行える体制の整備を図るよう是正改善の処置を求めたもの

【是正改善の処置を求めたものの全文】

パーソナルコンピュータ用ソフトウェアの使用権の購入について

（平成２０年９月２９日付け　日本郵政株式会社取締役兼代表執行役社長あて）

　標記について、会計検査院法第３４条の規定により、下記のとおり是正改善の処置を求める。

記

１　パーソナルコンピュータ用ソフトウェアの使用権の概要

（１）　パーソナルコンピュータ用ソフトウェアの使用権の承継

　貴会社は、郵政民営化法（平成１７年法律第９７号）及び日本郵政株式会社法（平成１７年法律第９８号）に基づき、日本郵政公社（以下「公社」という。）から業務を承継した郵便事業株式会社、郵便局株式会社、株式会社ゆうちょ銀行（以下「ゆうちょ銀行」という。）及び株式会社かんぽ生命保険（以下、これらの４会社を総称して「グループ会社」という。）の株式の保有及び株主としての権利の行使などの業務を行っている。
　そして、公社からの業務承継に際して、自ら使用するパーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」という。）に搭載されているマイクロソフトコーポレーション（以下「ＭＳ社」という。）製ソフトウェアの使用権のほか、グループ会社が使用するＰＣに搭載されているソフトウェアの使用権の大部分を公社から承継し、これらを自ら使用し、又は、グループ会社に使用させている。
　また、貴会社は持ち株会社としてグループ会社に対する経営管理を行っており、その中で貴会社のシステム部門はグループ会社に対して、ソフトウェアの使用権の購入及び管理についての指導を行っている。

（２）　ＰＣ用ソフトウェアの使用権の購入方法及び価格

　ＭＳ社製のソフトウェアの使用権には、基本ソフトウェアであるオペレーティングシステム（以下「ＯＳ」という。）や応用ソフトウェアであるオフィスソフト（以下「Ｏｆｆｉｃｅ」という。）等の使用権のほか、サーバ上で稼働しているＭＳ社製のソフトウェアを利用する権利（Ｃｌｉｅｎｔ　Ａｃｃｅｓｓ　Ｌｉｃｅｎｓｅ。以下「ＣＡＬ」という。）がある。
　これらの使用権を購入する方法としては、プリインストール（注１） 、パッケージ（注２） 及びボリュームライセンスがあり、このうちボリュームライセンスは、使用権を大量購入する事業者向けのものである。そして、ボリュームライセンスには政府機関向けと民間事業者向けがあり、このうち政府機関向けでＰＣの保有台数が２５０台以上である組織を対象とした購入方法としては、ガバメントエンタープライズアグリーメント（Ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ　Ａｇｒｅｅｍｅｎｔ。以下「ＧＥＡ」という。）及びガバメントオープンライセンス（Ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　Ｏｐｅｎ　Ｌｉｃｅｎｓｅ　Ｐｒｏｇｒａｍ。以下「ＧＯＬＰ」という。）がある。これらの契約条件等は表１のとおりとなっている。

　ボリュームライセンスのうち、ＧＥＡの価格には、購入したソフトウェアの新バージョンが表１の契約期間中に発売された場合、これを使用する権利（Ｓｏｆｔｗａｒｅ　Ａｓｓｕｒａｎｃｅ。以下「ＳＡ」という。）が含まれている。そして、Ｏｆｆｉｃｅを同数購入する場合の例でみると、ＧＥＡは、ＳＡが含まれないＧＯＬＰより高価となるが、ＳＡが含まれるＧＯＬＰよりは安価になる。また、次図のとおり、購入後ＰＣ本体の一般的な使用期間である３年を超えて６年までの間に最新のソフトウェアにバージョンアップして使用する場合、ＧＥＡ契約を更新して契約期間を延長し、ＳＡを行使する方がＧＥＡ契約により新規に購入するよりも累積費用で１８％程度安価になる。

図　ＧＥＡによる累積購入費用比較

　このため、同一のソフトウェアであっても購入方法により使用権の価格及び契約期間内に使用可能となるバージョンは大きく異なることから、その購入に当たっては、当該年度に要する費用を比較するだけでなく、ソフトウェアを搭載するＰＣの更新計画や使用するソフトウェアの利用見通しを策定した上で、中長期的に経済性を比較する必要がある。

（３）　ソフトウェアの使用権の再割当て

　ソフトウェアの使用権は、一般に、当初搭載していたＰＣからソフトウェアを削除するなどした上で異なるＰＣで利用する再割当てができることになっているが、ＭＳ社製ソフトウェアの使用権のうち、ＧＥＡにより販売されたものについては、契約書等において明示はないものの、平成１３年１０月から１６年７月までの契約分については契約期間中にしか再割当てができないことになっていた。ただし、１６年８月以降の契約分については再割当てができることになっている。

（４）　ソフトウェアの使用権の購入体制

　公社においては、本社のコーポレートＩＴ部門（以下「ＣＩＴ部門」という。）が全社的な情報システム（以下「システム」という。）の整備計画の策定、構築等を行っていた。一方、本社の郵便、郵便貯金及び簡易保険の事業部門等並びに地方組織である郵便貯金事務センター、簡易保険事務センター等が自ら利用するシステムについては、事業部門等又は地方組織が整備計画の策定、構築等を行っていた。そして、これらの部門等はいずれも、購入するソフトウェアの品目及び購入方法をシステムの構築に係る契約を締結する際に作成した仕様書で指定して、購入担当部署が購入することとなっていた。
　なお、本社が購入したソフトウェアの使用権は、公社の民営・分社化（以下「民営化」という。）後、貴会社に承継されて、地方組織が購入したものは、民営化後、地方組織の業務を引き継いだグループ会社が承継している。
　また、民営化後の貴会社及びグループ会社においても、事業部門等が自ら整備計画の策定、構築等を行うシステムについては、その仕様書で購入するソフトウェアの品目及び購入方法を指定して、購入担当部署が購入することとなっている。

２　本院の検査結果

（検査の観点、着眼点、対象及び方法）

　貴会社及びグループ会社は、公社から承継した現行システムの運用を行う間は、今後も承継したＭＳ社製のソフトウェアを使用するとともに、必要に応じてこれらの使用権を追加購入するなど引き続き大量に購入することが見込まれる。
　また、貴会社及びグループ会社は、民営化により政府機関向けのボリュームライセンスによるソフトウェアの使用権が購入できなくなったため、貴会社は、今後は承継した使用権に係るＧＥＡ契約を民間事業者向けのボリュームライセンスに変更して、グループ会社からの購入要求があった場合、変更契約に基づき一括して購入する見込みである。
　そこで、合規性、経済性、有効性等の観点から、貴会社が公社から承継したソフトウェアの使用権の購入に係る１５契約（購入金額７１億０２７４万余円）、ゆうちょ銀行及び株式会社かんぽ生命保険が公社から承継した使用権の購入に係る５２契約（同２２８５万余円）及び４３契約（同２３２４万余円）について、購入方法が適切に選択されているか、過去に購入された使用権が有効に利用されているかなどに着眼して、貴会社本社、グループ会社本社及び１９地方組織（注３） を対象として、契約書、仕様書等を確認するなどの方法により会計実地検査を行った。

（検査の結果）

　貴会社及びグループ会社が承継したソフトウェアの使用権の購入に係る契約について検査したところ、次のような事態が見受けられた。

（１）　貴会社が承継したソフトウェアの使用権の購入に係る契約について

　公社のＣＩＴ部門は、１７年７月及び１９年２月に、それぞれ、１３年度に運用を開始した郵政事業庁ＬＡＮシステムを更新して本社と地方組織を接続する本社ＬＡＮシステムを構築することなどを目的とした契約（以下、それぞれの契約を「１７年度契約」及び「１８年度契約」という。）を株式会社野村総合研究所及び株式会社エヌ・ティ・ティ・データと締結している。
　上記の２契約においては、経済性を考慮して、本社及び地方組織で使用するＰＣ及びこれに搭載するソフトウェアなどを年度ごとに一括して調達しており、ＰＣの調達台数は、表２のとおり、更新用に１７年度契約で２，８４４台、１８年度契約で５，２５６台、計８，１００台、増設用に１７年度契約で１，２９１台、１８年度契約で１０，３２０台、計１１，６１１台となっている。
　また、これらのＰＣに搭載するソフトウェアの使用権の購入額は、１７年度契約で１億０１９５万余円、１８年度契約で１１億７０５９万余円、計１２億７２５５万余円となっている。

ア　更新用ＰＣに搭載するソフトウェアの使用権について

　郵政事業庁ＬＡＮシステムに接続するために１３年度に調達したＰＣ８，１００台には、１４年３月にＧＥＡ（契約期間１４年３月〜１７年３月）により購入したＯＳ、Ｏｆｆｉｃｅ及びＣＡＬを搭載して使用していた。
　これらのＰＣを更新するために１７年度契約及び１８年度契約で調達したＰＣ８，１００台分のソフトウェアの購入状況は、次のとおりとなっていた。
〔1〕 　ＯＳ及びＯｆｆｉｃｅについては、１３年度に購入した使用権により取得した最新バージョンのソフトウェアを再割当てすることとし、この作業を再イメージング（注４） により行うこととして、１７年度契約（ＰＣの調達台数２，８４４台）では購入しなかった。
　しかし、１３年度に購入した使用権は前記１（３）のとおり契約期間中しか再割当てができないものであったため、１８年度契約において、更新したＰＣ８，１００台に搭載するＯＳ及びＯｆｆｉｃｅをＧＥＡ（契約期間１９年３月〜２２年３月）により新規に購入した。
〔2〕 　ＣＡＬについては、１８年度に発売予定のメールサーバソフトを利用できるようにするため、１７年度契約において、１７年度に更新する２，８４４台分をＧＥＡ（契約期間１７年８月〜２０年９月）により新規に購入した。そして、１８年度契約においては、１８年度に更新する５，２５６台分をＧＥＡ（契約期間１９年３月〜２２年３月）により新規に購入するとともに、１７年度契約で購入した２，８４４台分については、その契約期間を２２年３月まで延長した。

イ　増設用ＰＣに搭載されるソフトウェアの使用権について

　１７年度契約で調達した増設用ＰＣ１，２９１台分のＯｆｆｉｃｅは、ＧＥＡにより購入すると、同契約で調達した更新用ＰＣ２，８４４台分も含めて購入しなければならないこととなる（表１「購入に係る制限」 参照）ため、購入費用が節減できるＳＡが含まれないＧＯＬＰにより購入した。
　そして、１８年度契約において、上記の１，２９１台分及び同契約で調達した増設用ＰＣ１０，３２０台分、計１１，６１１台分のＯｆｆｉｃｅをＧＥＡ（契約期間１９年３月〜２２年３月）により新規に購入した。

ウ　ア及びイについて

　上記のアについては、前記のとおり購入後３年を超えて６年までの間に最新のソフトウェアにバージョンアップして使用する場合には、ＧＥＡ契約を更新して契約期間を延長する方がＧＥＡ契約により新規に購入するよりも安価である。また、上記のイについては、Ｏｆｆｉｃｅ１，２９１台分を更新したＧＥＡによる追加購入として当初からＧＥＡにより購入することが可能である（表１「追加購入」参照）。これらのことなどから、ＣＩＴ部門において、ＰＣの更新計画やソフトウェアの利用見通しを策定した上で中長期的な経済性比較を適切に行っていれば、１７年３月の時点で１３年度のＧＥＡ契約により購入した使用権を延長した方が経済的となることを把握できたと認められる。
　そして、上記のような対応を行っていれば、２２年３月までのＧＥＡ契約の更新等に必要な費用は５億２０８０万余円となり、公社が１７、１８両年度にＧＥＡ及びＧＯＬＰにより新規に購入した費用（ＣＡＬに係るＳＡの延長費用を含む。）計６億０２５６万余円を８１７５万余円節減できたと認められる。

（２）　グループ会社が承継したソフトウェアの使用権に係る契約について

　東京貯金事務センター（以下「センター」という。）は、公社発足前の１１年度から１３年度までの間に、所内ＬＡＮ端末用のＰＣで使用するためのＯｆｆｉｃｅ２２７個をパッケージにより購入したが、これらのＯｆｆｉｃｅ２２７個に係る契約書、ライセンス証書等は、日本郵政公社文書管理規程（平成１５年郵総総３０１１−２）において契約書類の保存期間は５年とされていたことから、１９年３月までに保存期間が経過したなどとして廃棄していた。
　このため、センターは、ソフトウェアの使用権の保有を証明することができない状況となり、公社本社の指示に基づき、１９年７月にＯｆｆｉｃｅ２２７個分の使用権をＧＯＬＰにより８３６万余円で再購入していた。
　しかし、センターにおいて、ソフトウェアの使用状況を適切に把握して、契約書、ライセンス証書等を適切に管理していれば、上記Ｏｆｆｉｃｅ２２７個の使用権を再購入する必要はなかったと認められる。

（是正改善を必要とする事態）

　上記（１）、（２）のように、ソフトウェアの使用権について、中長期的な購入費用の経済性比較を適切に行わないまま、ＧＥＡ契約の更新をしないで新規にＧＥＡにより購入したり、ＧＯＬＰにより購入した後に同内容のソフトウェアを改めてＧＥＡにより購入したり、ソフトウェアの使用権の管理が十分でなかったことにより再購入したりしている事態は適切とは認められず、是正改善を図る要があると認められる。

（発生原因）

　公社においてこのような事態が生じていたのは、主として次のことなどによると認められる。
ア　ＭＳ社製ソフトウェアの使用権の内容を十分に把握していなかったこと
イ　システムの計画の策定、構築等を行う部門において、ソフトウェアの使用権の購入に当たり、システムに接続されたＰＣ及び搭載されたソフトウェアの利用見込期間を明確なものとするとともに、購入方法ごとの価格の違いを把握して、中長期的に使用した場合の経済性を検討する体制が十分でなかったこと
ウ　地方組織において、ソフトウェアの使用権の管理が十分でなかったこと

３　本院が求める是正改善の処置

　貴会社は、今後、グループ全体としての購入費用の節減のために、ボリュームライセンスなどの方法によりソフトウェアの使用権を大量に購入することが見込まれている。
　ついては、貴会社において、ソフトウェアの使用権の購入について中長期的な経済性を確保できるよう、次のとおり是正改善の処置を求める。
ア　ソフトウェアの使用権に係る契約条件を示す文書等を入手するなどして、この内容を適時把握し、グループ会社に対してもその内容の周知を図ること
イ　システム並びにシステムに接続されたＰＣ及びこれに搭載されるソフトウェアの利用見込期間を含めて策定した利用計画を明確にするとともに、購入方法ごとの価格の違いを把握して中長期的に使用した場合の経済性の検討を行う体制を整え、グループ会社に対しても同様の体制を執らせること
ウ　グループ会社から必要に応じてソフトウェアの使用権の管理状況を報告させることなどにより、その管理を適切に行わせること