平成２２年度決算検査報告
| 科目 | 営業費用、営業外収益 | |
| 部局等 | 日本郵政株式会社宿泊事業部 | |
| 不適正な契約事務処理により締結された契約に係る経費の概要 | かんぽの宿等の宿泊事業に係る費用等 | |
| 不適正な契約事務処理により締結された契約金額 | 1,083,310,136円 | （平成19年度〜22年度） |
日本郵政株式会社（以下「日本郵政」という。）は、役務、備品等の調達契約、工事請負契約等を民間事業者等（以下「業者」という。）と多数締結しており、これらに係る一連の契約事務を調達部等において行っている。そして、日本郵政株式会社職務権限規程により、かんぽの宿等の運営を行う宿泊事業部に係る契約のうち、契約金額２億円以上１０億円未満（平成２１年７月１日以降は１千万円以上２億円未満）の役務契約等の締結については宿泊事業部担当の執行役が、契約金額２億円未満（２１年７月１日以降は１千万円未満）の役務契約等の締結については宿泊事業部長がそれぞれ行うこととなっている。また、宿泊事業部担当の執行役は、日本郵政株式会社経理規程に基づき、宿泊事業会計手続及び調達事務取扱要領（以下、これらを合わせて「会計手続等」という。）を定めており、契約責任者である同執行役又は宿泊事業部長は、契約、財務等の各担当（担当部長、グループリーダー及び担当者）におおむね次のとおり契約事務を分担させている。
〔1〕 契約担当は、予定価格調書を作成して契約責任者の承認を受けた後、業者から「入札書兼見積書」等を提出させ、予定価格の範囲内で最も有利な価格を提示した者を契約の相手方として決定する。
〔2〕 契約担当は、契約の相手方が提出した「入札書兼見積書」等の契約関係書類を添付し、契約締結の決定伺いを回付して、契約責任者に契約締結の承認を求める。この承認後、契約金額が５００万円を超える場合等は契約書を作成し、契約書の作成を省略する場合は、契約の相手方に請書を提出させる。
〔3〕 契約担当は、業者から提出された請求書と契約書等に記載されている金額、請求者名、請求者の印影等に相違がないかを確認した上で、請求書に契約書等を添付して財務担当に提出する。
そして、契約責任者は、契約原簿（注）
を備えて、毎月末、自ら又は他の社員に命じ、契約原簿等により上記の契約事務の処理が適切に行われているかなどについて確認することとされている。また、契約担当の担当部長、グループリーダー等はそれぞれ、調達事務プロセス確認票により、契約締結の決定伺いが契約責任者まで決裁されているかなどについて確認することとされている。
２２年１２月に行われた日本郵政の内部監査において、宿泊事業部の契約担当の担当者Ａにより契約関係書類が偽造されていたことが発覚し、同部において調査した結果、担当者Ａが計４５件の契約について不適正な契約事務処理を行っていたことが判明した。
本院は、上記の不適正な契約事務処理について、日本郵政から報告があったことを受け、合規性等の観点から、２３年３月及び６月の会計実地検査において、日本郵政の調査状況等について確認を行うとともに、会計手続等を遵守して契約事務が実施されているかなどに着眼して、宿泊事業部が１９年１０月から２３年３月までの間に締結した契約を対象として、契約原簿と契約関係書類との突合や契約関係書類の精査を行うなどして検査を行った。
検査したところ、宿泊事業部が締結した契約４５件（１９年度６件、２０年度１２件、２１年度１５件、２２年度１２件）については、契約責任者、契約担当の担当部長及びグループリーダーによる契約事務の履行状況の確認が十分でなかったため、担当者Ａによって、契約書を作成していないなどの会計手続等に違反した不適正な契約事務処理が長期間にわたり継続して行われており、これら４５契約に係る契約金額１，０８３，３１０，１３６円が不当と認められる。
これを態様別に示すと、次のとおりである（複数の態様に該当している契約がある。）。
ア 契約金額が５００万円を超える契約で契約書を作成する必要があるのにこれを作成しないまま業者に業務を行わせていたもの
契約件数 １３件 契約金額 ３１５，２２１，３７７円
イ 契約締結の決定伺いを回付して契約責任者の承認を得ることなく契約を締結し、契約責任者等の印影を複写するなどして決定伺いを偽造していたもの
契約件数 ２１件 契約金額 ４０５，３９０，０３０円
ウ 契約責任者に予定価格の承認を求めたかどうかが確認できなかったもの（うち予定価格調書に契約責任者印の押印漏れがあったため、契約責任者の印影を複写により偽造して押印したと見せかけていたもの６件、予定価格調書の存在が確認できなかったもの３件）
契約件数 ９件 契約金額 ４１９，３９０，３３３円
エ 「入札書兼見積書」、請書等について、契約者印等を複写するなどして偽造していたもの
契約件数 １７件 契約金額 ６５８，２９３，４６０円
オ その他（契約責任者が執行役であるのに宿泊事業部長の印を契約書に押印していたものなど）
契約件数 ８件 契約金額 ２８２，９９６，０４４円
このような事態が生じていたのは、契約責任者等において会計手続等を遵守することの重要性の認識が十分でなかったこと、契約担当の担当部長及びグループリーダーが契約事務を担当者に一任し、その履行状況の確認を怠るなどしていて内部牽（けん）制が十分に機能していなかったことなどによると認められる。