ＩＣ旅券用書込機の保守契約について、契約金額を保守業務の実績に即して支払うことにより、経済的なものとなるよう改善させたもの

（１）　ＩＣ旅券用書込機の保守契約について、契約金額を保守業務の実績に即して支払うことにより、経済的なものとなるよう改善させたもの

１　ＩＣ旅券用書込機の保守契約の概要

(１)　ＩＣ旅券用書込機の概要

　外務省は、平成１８年３月から、冊子の中に名義人の顔写真等の電子データを記録したＩＣチップを内蔵した旅券（以下「ＩＣ旅券」という。）を発行している。
　そして、外務省は、ＩＣ旅券を発行するため、都道府県の旅券事務所、在外公館等において使用している入力機及び印刷機からなる旅券作成機を更新するに当たり、新たにＩＣチップに電子データを記録するＩＣ旅券用書込機（以下「書込機」という。）を印刷機に内蔵したものを配備している。この書込機は、外務省が、１６年度に総合評価落札方式による一般競争入札で株式会社東芝（以下「東芝」という。）と契約を締結して、開発したものである。
　ＩＣ旅券を発行する際には、入力機により旅券の発給申請書から顔写真等の画像情報、氏名、性別、生年月日等を読み取り、その電子データを印刷機により冊子に印刷するとともに、書込機によりＩＣチップに書き込むことになっている。

（２）　書込機の保守契約の概要

　外務省は、毎年度、東芝との間で書込機４４２台の保守契約を随意契約により締結している。書込機の保守契約の仕様書によると、東芝は、都道府県の旅券事務所等の国内に配備された書込機（以下「国内用書込機」という。）については、障害発生時に保守要員が現場に赴き復旧作業を行うなどして修理することとなっており、在外公館に配備された書込機（以下「在外用書込機」という。）については、障害発生時に代わりの書込機を外務本省に送付し、故障した書込機を外務本省から引き取り、修理することとなっている。
　そして、１８年度から２３年度までの書込機の保守契約の契約金額は、毎年度、一定額の１４１６万余円となっており、その内訳は、各年度ともに、国内用書込機１９２台の保守に係る費用（以下「保守費」という。）が１２７６万余円、在外用書込機２５０台の保守費が１４０万余円となっていた。

２　検査の結果

（検査の観点、着眼点、対象及び方法）

　本院は、経済性等の観点から、保守契約の契約金額が保守業務の実績に即して支払われているかなどに着眼して、外務本省において、１８年度から２３年度までの６か年度の書込機の保守契約（契約金額計８４９９万余円）を対象として、契約関係書類や東芝が毎月外務省に提出することとなっている保守業務の実績を記載した保守報告書等により会計実地検査を行った。

（検査の結果）

　検査したところ、次のような事態が見受けられた。
　外務省は、各年度の書込機に係る保守契約の契約金額について、保守業務の実績に関係なく、国内用書込機及び在外用書込機の価格にそれぞれ一定の率及び台数を乗ずるなどして１４１６万余円と算出し、これを東芝に支払っていた。
　しかし、保守要員が書込機の保守業務として復旧作業等を行った件数は、国内用書込機では１８年度７件、２０年度４件、２１、２２両年度各１件と、６か年度で計１３件のみであり、在外用書込機では１件もなかった。
　このように、１８年度の保守業務の実績が７件と極めて少なかったことから、外務省は、１９年度以降において、保守業務に実際に要する費用が保守契約の契約金額を大幅に下回る額になることについて、容易に想定できたと認められた。
　したがって、外務省が、書込機の保守契約の締結に当たり、保守業務の実績を考慮することなく、保守業務の実績とかい離した契約金額を支払うこととしている事態は適切とは認められず、改善の必要があると認められた。

（節減できた保守契約の契約金額）

　保守業務の実績を把握できる１９年度から２３年度までの書込機の保守費について、人件費単価を外務省が２３年度に東芝と締結していた他の機器の保守契約における人件費単価とし、これに実際の業務時間を乗ずるなどして試算すると計７１万余円となり、１９年度から２３年度までの５か年度の保守契約の契約金額計７０８３万余円を７０１１万余円節減できたと認められた。

（発生原因）

　このような事態が生じていたのは、外務省において、書込機の保守契約の締結に当たり、契約金額を保守業務の実態に即して支払うようにすることについての検討が十分でなかったことなどによると認められた。

３　当局が講じた改善の処置

　上記についての本院の指摘に基づき、外務省は、２４年度の書込機の保守契約から、契約金額を保守業務の実績に即して支払うこととする処置を講じた。