(2)　会議開催等業務に係る契約について、業務内容の変更に応じて適時適切に仕様書等を変更するなどの体制を整備することなどにより、契約額が実施された業務に即したものとなるよう是正改善の処置を求めたもの

貴省は、地球環境保全、公害の防止、自然環境の保護及び整備その他の環境の保全並びに原子力の研究、開発及び利用における安全の確保を図ることを目的として、国際・国内会議の開催に係る業務（以下「会議開催業務」という。）や、調査、啓発活動、広報活動等に係る業務（以下、これらを「調査広報等業務」という。）を民間事業者等に請け負わせて実施している（以下、これらの民間事業者等を「請負人」という。）。

貴省は、請負契約の事務を、会計法（昭和22年法律第35号）、予算決算及び会計令（昭和22年勅令第165号）等に基づいて実施している。貴省は、会議開催業務や調査広報等業務（以下、これらを合わせて「会議開催等業務」という。）について、これらを請け負わせて実施しようとする部局（以下「実施部局」という。）の担当者は、請け負わせようとする業務の具体的な内容、履行期限、及び業務の終了後に実際に行った業務の内容を取りまとめた報告書（以下「報告書」という。）を提出すべきことなどを明記した仕様書等の原案を作成して支出負担行為担当官である大臣官房会計課長（以下「支出負担行為担当官」という。）に送付し、支出負担行為担当官は、実施部局の担当者から提出された仕様書の内容を基に、仕様を決定するとともに、予定価格を算定し、入札を実施するなどした上で請負人、契約額等を決定して契約を締結することとしている。

契約に当たり、貴省は、「請負契約書等の制定について」（平成14年環境省大臣官房会計課長通知）により、契約書には、支出負担行為担当官は、必要があると認めるときは、仕様書等の変更内容を契約相手に通知して、仕様書等を変更することができ、この場合において、必要があると認められるときは履行期間又は契約額を変更しなければならないとする契約条項を設ける必要があるとしている。そして、会議開催等業務に係る契約の仕様書には、請負人に実施させる業務の具体的な内容として、会議等の開催回数や招へい者数等を詳細に記載することにしており、契約を履行させるに当たり、請負人に実施させる業務の内容に変更が必要となった場合には、上記の契約条項に基づいて適宜仕様書等を変更することができることとなっている。

貴省は、会議開催業務に係る18件の契約（契約額計6億9243万余円）について、請負人は仕様書に記載された業務を全て適正に履行したとして、契約額の全額を支払っていた。

しかし、仕様書等に記載されていた業務の具体的な内容と請負人から提出された報告書等の内容とを突合したところ、18件の契約において、表1のとおり、実際の会議等の開催回数や招へい者数等が、仕様書等に記載された数量を下回っており、請負人により実施された業務と仕様書等に記載された業務がかい離している状況となっていた。

そして、上記18件の契約について、貴省における履行確認状況を検査したところ、いずれの契約においても、仕様書等に記載された業務の具体的な内容の一部を実施しないことについては、実施部局の担当者が、請負人と協議するなどして、請負人に対して口頭で承認を与えていた。

しかし、当該実施部局の担当者は、上記のような承認を与えたことを支出負担行為担当官に報告していなかったため、支出負担行為担当官は、実施部局の担当者と請負人との協議により実際に行われることになった業務の具体的な内容に応じて仕様書等を変更し契約額を減額するなどの契約変更に必要な手続を行っていなかった。

そして、前記18件の契約について、本院において、実際に実施された業務の具体的な内容が仕様書等に反映されるなどの契約変更が行われたと仮定して契約額を試算すると計6億4356万余円となり、前記の支払われた契約額6億9243万余円との開差額4886万余円が生ずることになると認められる。

上記の事態について、事例を示すと次のとおりである。

貴省は、調査広報等業務に係る11件の契約（契約額計3億1798万余円）について、請負人は仕様書に記載された業務を全て適正に履行したとして、契約額の全額を支払っていた。

しかし、仕様書等に記載されていた業務の具体的な内容と請負人から提出された報告書等の内容とを突合したところ、11件の契約において、表2のとおり、実際の検討会開催回数や調査回数等が、仕様書等に記載された数量を下回っており、請負人により実施された業務と仕様書等に記載された業務がかい離している状況となっていた。

そして、上記11件の契約について、貴省における履行確認状況を検査したところ、いずれの契約においても、仕様書等に記載された業務の具体的な内容の一部を実施しないことについては、実施部局の担当者が、請負人と協議するなどして、請負人に対して口頭で承認を与えていた。

しかし、当該実施部局の担当者は、上記のような承認を与えたことを支出負担行為担当官に報告していなかったため、支出負担行為担当官は、実施部局の担当者と請負人との協議により実際に行われることになった業務の具体的な内容に応じて仕様書等を変更し契約額を減額するなどの契約変更に必要な手続を行っていなかった。

そして、前記11件の契約について、本院において、実際に実施された業務の具体的な内容が仕様書等に反映されるなどの契約変更が行われたと仮定して契約額を試算すると計2億7612万余円となり、前記の支払われた契約額3億1798万余円との開差額4185万余円が生ずることになると認められる。

上記の事態について、事例を示すと次のとおりである。