対外発信拠点として世界3都市に設置されているジャパン・ハウスの運営等業務契約において、委託費業務に伴って生じた収入の残余である余剰額を委託事業費に充当する時期や方法等について仕様書等に具体的に明記することにより、委託費業務に伴って生じた収入が委託事業費に確実に充当されるよう改善させたもの

(1)　ジャパン・ハウスの運営等業務契約の概要

(2)　委託費を用いて実施する業務に伴う収入の取扱い

(検査の観点、着眼点、対象及び方法)

本院は、合規性、経済性等の観点から、契約に係る経理処理が仕様書等に従って適切に行われているかなどに着眼して、元年度から5年度までの間の委託費の支払額計180億1635万余円(うちJHサンパウロに係る支払額61億3939万余円、JHロンドンに係る支払額60億0371万余円及びJHロサンゼルスに係る支払額58億7325万余円)を対象として検査した。

検査に当たっては、受託者である株式会社電通及び株式会社電通ライブにおいて、関係資料を確認し、説明を聴取するとともに、ジャパン・エイチ・エル・リミテッドについては、外務省を通じて必要な書類を取り寄せ、確認した。また、外務本省において、契約書、仕様書、業務報告書等の関係資料を確認し、説明を聴取するなどして会計実地検査を行った。

(検査の結果)

検査したところ、次のような事態が見受けられた。

前記のとおり、仕様書によれば、委託費業務に伴って生じた収入は、専ら委託事業費に充当することとされているが、当該収入を委託事業費に充当する時期や方法等について、仕様書及びこれに基づき作成することとされている各拠点の事務局における経理処理について定めたマニュアル(以下、これらを合わせて「仕様書等」という。)には、具体的に明記されていなかった。

そこで、各年度の収入合算額から同年度の委託事業費を差し引いて生ずる余剰額(以下「余剰額」という。)の委託事業費への充当状況及び翌年度への繰越状況について確認したところ、表のとおり、JHサンパウロ及びJHロンドンについては、前年度から繰り越された余剰額が契約期間を通じて一度も委託事業費に充当されていなかった。この結果、契約終了時において、JHサンパウロについては累計7490万余円、JHロンドンについては累計3億0318万余円、計3億7809万余円の余剰額が生じていた。

各年度の余剰額を委託事業費に充当しなかったことについて、外務省は、業務報告書により余剰額を把握していたものの、委託事業費が契約金額内で収まったことなどにより余剰額を委託事業費に充当させる必要が生じなかったとしていた。

しかし、仕様書の趣旨に照らせば、委託費業務に伴って生じた収入は、ジャパン・ハウスの運営等業務に係る政府予算への依存度を軽減していくために獲得しているものであり、その残余である余剰額を委託事業費に充当することで、外務省からの委託費を節減でき、政府予算への依存度の軽減に寄与するものであることから、余剰額を委託事業費に充当する必要があると認められた。

したがって、余剰額を委託事業費に充当したとすると、委託費の支払額は、JHサンパウロについては60億6449万余円、JHロンドンについては57億0052万余円となり、前記の委託費の支払額と比べてJHサンパウロについて7490万余円、JHロンドンについて3億0318万余円、計3億7809万余円節減できたと認められた。

このように、外務省において、余剰額を委託事業費に充当することにより、契約期間内の委託費業務に係る委託費の支払を節減していなかった事態は適切ではなく、改善の必要があると認められた。

(発生原因)

このような事態が生じていたのは、外務省において、余剰額を委託事業費に充当する時期や方法等について仕様書等に具体的に明記していなかったことなどによると認められた。

本院の指摘に基づき、外務省は、委託費業務に伴って生じた収入が契約期間内の委託事業費に確実に充当されるよう、6年度から10年度までの受託者と合意した上で6年9月に仕様書等を改訂し、余剰額を委託事業費に充当する時期や方法等について具体的に明記する処置を講じた。