国会からの検査要請事項に関する報告（検査要請）
会計検査院は、在外公館に係る会計経理について、正確性、合規性、経済性、効率性、有効性等の観点から、〔1〕 会計事務の体制の状況については、会計事務の体制は適正かつ適切なものとなっていて有効に機能しているか、〔2〕 資金の受入れ、保管等の状況については、前渡資金等の資金の受入れや保管等は適正かつ経済的に行われているか、〔3〕 収入及び支出に係る会計処理の状況については、収入及び支出に係る会計処理は適正かつ経済的に行われているか、〔4〕 施設及び物品の管理等の状況については、施設は適正かつ経済的に管理されているか、物品の利用、保管等は適切か、〔5〕 監査の実施状況については、在外公館の監査は計画的かつ効率的に行われて実質的な効果を上げているかなどに着眼して、外務本省及びインド大使館等計５１公館において会計実地検査を行った。
検査の結果の概要は、次のとおりである。
（１） 会計事務の体制の状況
ア 在外公館の会計事務のうち、主要な事務の一つに領事手数料の収納や前渡資金の支払等を行う出納事務がある。この出納事務について、会計検査院は、平成１５年度決算検査報告に「在外公館における出納事務について、内部統制等を十分機能させることなどにより、その適切及び適正な執行を図るよう是正改善の処置を要求したもの」 を掲記している。これに対し、外務省は、１６年１２月から１９年９月にかけて是正改善の処置を講じていて、検査した５１公館においては、おおむねこの講じられた処置に沿った出納事務が行われていたが、更に改善を要する点が見受けられた。（参照 ）
イ 館長は、外国政府との交渉等の外交事務を所掌するほか、在外公館の事務を統括する責任者である一方で、歳入徴収官、契約担当官、物品管理官等の会計機関等としての事務を集中して処理することとされている状況であった。（参照 ）
ウ 在外公館の会計担当者は、館長等が官職指定されている会計機関の補助者として収入金、前渡資金等の出納保管、契約、物品、国有財産管理等の会計事務を行っているほか、職員等の福利厚生・人事に関する事務、現地職員の労務管理に関する事務等の広範な事務を行っている。そして、官房班体制の３３公館のうち２５公館（７５．８％）は、会計担当者が２人（うち１人は通信事務を正担当とする者で会計事務を兼務）となっていて、中には相互チェックが十分に機能していない在外公館が４公館あった。（参照 ）
エ 館長等に対する会計に係る正規の研修については、１時間から３時間程度しか行われておらず、その受講率についてみると、在外公館赴任前研修が館長で５１．０％、次席職員で２３．５％、在外公館次席研修が次席職員で１７．６％にすぎなかった。また、事務処理体制の点検、在外経理の改善等に関する議論等を目的として開催している出納官吏会議に出席したことがある出納官吏（館長等）は１３人（２５．５％）にすぎなかった。会計担当者に対する研修である官房要員事務研修及び在外赴任前特別研修については、両研修の開始以降に赴任した会計担当者の全員が受講していた。
館長等及び会計担当者について、研修の受講実績が十分かどうかを判断するためには、個人ごとの受講履歴が一元的に管理されている必要があるが、そのような管理は行われていなかった。（参照
）
オ 在外公館の計算証明書類の提出については、在外公館と外務本省との連絡調整、書類のやり取りなどに一定の日数を要することなどから、提出期限を延長する特例が認められているが、２１年度分について、提出期限経過後３か月以上遅滞したものがある在外公館が、歳入徴収額計算書で１公館、前渡資金出納計算書で１０公館あった。（参照 ）
カ 外務省は、在外公館の会計事務を支援するため、特定の拠点となる在外公館に会計担当者として豊富な知識と経験を有する者を配置して、一定数の他の在外公館の会計担当者に指導、助言等を行う会計広域担当官制度を設けている。会計広域担当官等が出張して指導、助言等を行うことは、当該在外公館における会計経理の過誤や不正行為の防止等に効果があると考えられるが、会計広域担当官等の出張による指導、助言等の対象となる３３公館のうち、これを受けていない在外公館が１８公館（５４．５％）あった。（参照 ）
キ 物品管理事務をより効率的に執行するため、２１年８月に運用を開始した新しい物品管理システムについては、できる限り早期に対象となる物品のデータ入力を完了させることが望ましいが、重要物品及び美術品を除き、物品のデータ入力作業が３０公館で完了していなかった。（参照 ）
（２） 資金の受入、保管等の状況
ア 在外公館の前渡資金は、日本銀行から市中金融機関を通じて定期又は臨時に外国送金されている。この送金手続に係る送金手数料は日本銀行が負担しているが、１件当たりの送金額、資金の残額等が考慮されずに臨時配賦が行われており、それらの中には少額のものがあった。（参照 ）
イ 出納官吏事務規程により、出納官吏及び出納員はその取扱いに係る現金を私金と混同してはならないとされている。公金と職員の私金等公金以外の現金とが混同すると、公金として管理すべき現金の範囲が明確にならず帳簿金庫検査の際に現金の残高確認が行えなくなるなど、公金の適正な管理に支障を来すおそれがある。しかし、領事手数料に係る釣銭を私金で用意して、一時的ではあるものの私金と公金を混同している在外公館が４公館あった。また、携帯電話料金の私費負担分について、公金負担分と合わせて支払う必要があるとして、料金が決済されるまでの間、前渡資金口座に私金が混同している在外公館が２２公館あった。（参照 ）
ウ 予決令により、検査員は毎年３月３１日及び出納官吏の交替時に帳簿金庫検査を実施することとされている。この帳簿金庫検査は、出納官吏の保管現金の状況を実地に確認するとともに、出納保管が適正に行われているか調査することなどを目的とするものであるが、検査員自らが手許保管現金を確認していなかった在外公館が２公館あった。（参照 ）
（３） 収入及び支出に係る会計処理の状況
ア 在外公館の収入は、領事手数料が多くを占めている。会計担当者は、管理している未使用の収入金領収証が無断で持ち出されて不正に使用されることがないように厳重に保管するとともに、受払簿を作成するなどして適切に管理する必要がある。また、収入金領収証を領事担当者に引き渡す際には、使用済みの冊子を受け取るとともに、引き渡す収入金領収証に一連番号を付することとされている。しかし、会計担当者が、受払簿を作成していなかったり（１２公館）、収入金領収証を領事担当者に引き渡す際に一連番号を付していなかったり、正しく付していなかったり（４公館）している在外公館があった。また、パラグアイ大使館において、これらが適正に行われていなかったことなどから、現地職員が旅券等の交付を受けた申請者から受領した領事手数料を領得するという事態が発生した。（参照 ）
イ 随意契約の実施に当たり予定価格を定めていなかったり、契約の履行確認、支払等に当たり検査調書の作成を行っていなかったり、翌年度に納入されているのに現年度予算から支払を行ったりしているなど、会計法令等に則した処理が行われていない事態があった。また、見積書の徴取について、商慣習の違いなどから、２人以上の者から見積書を徴していない在外公館が４９公館あった。（参照 ）
ウ 契約の実施等について、以下のとおり適切でない事態があった。
（ア） 複写機のリース契約の期間満了に伴うリース替えのりん請に当たり、購入する場合の見積書の外務本省への提出を失念していたり、外務本省も購入する場合の見積書を提出させて購入による調達について検討することを積極的に行わなかったりなどしたため、割高なリース契約を締結している在外公館が２公館あった。（参照 ）
（イ） 駐車場の借上契約に当たり、自動車を所有していない職員や自動車を所有していても通勤に利用していない職員がいるのに、そのことを考慮せずに不要な駐車場の借上契約を継続していたり、義務付けられている外務本省へのりん請を行わないまま、現地職員に長期間にわたり駐車場を使用させたりしている在外公館が４公館あった。（参照 ）
（ウ） 年度末に、不要不急と認められる事務用品、酒類等を多量に購入している在外公館が３公館あった。（参照 ）
（エ） ロシア大使館は、大使公邸の電話契約について、固定電話の使用状況に応じた適切なものとするよう見直していなかったことなどのため、通話実績に比べて著しく高額な料金を支払っていた。（参照 ）
エ 会食については、会食決裁書に所要見込額を記載していないもの及び所要見込額を超過しているものがあった。（参照 ）
（４） 施設及び物品の管理等の状況
ア 在外公館が管理している会議室等の事務所の施設及び食堂、プール等の公邸の施設は、多額の経費を使用して建設したり借り上げたりしているものであることから可能な限り有効に活用する必要があるのに、長期にわたって利用されていなかったり、利用率が低くなっていたりしていて、利用率の向上等に向けた対応が十分に行われていなかった。また、ドイツ、イスラエル両大使館は、利用が低調であったのに高額な料金を払ってホテルの部屋を執務室として借り続けていた。（参照 ）
イ ロシア大使館は、利用していない旧事務所を２年間にわたって賃借していたが、ロシア当局との交渉が難航して時間を要したためその賃借を続けざるを得なかったものと認められる。しかし、現在賃借している土地の範囲が明確にされておらず、塀等による物理的な区分けもなされていない。また、ロシア当局が管理している旧事務所の光熱水費を大使公邸と一体のものとして支払っていた。（参照 ）
ウ 長期間利用されていない行政財産や用途廃止したが処分されないままとなっている土地、建物等の普通財産等を管理している在外公館が１１公館あった。（参照 ）
エ 物品を物品管理簿に適切に記録していなかった在外公館が９公館、美術品を定量基準を上回って保有しているため保有点数の２０％以上を倉庫等に保管していた在外公館が４公館あった。また、一部の贈呈品は、長期にわたり払い出されることなく保有されていたため、贈呈に適さないものになっていた。（２か所参照 1 2 ）
オ 会食、レセプション、贈呈等に使用するワイン等の酒類については、不要不急のものを購入せず過去の払出実績を考慮した適正な本数の保有に努める必要があるのに、年間の払出本数に対して５倍以上も保有していた在外公館が３公館、ワインカーブで保管していたものの、使用できない状態になっていたとして廃棄処分するなどしていた在外公館が４公館あった。（参照 ）
カ 外務本省及び２０公館に設置されている危機管理用テレビ会議システムは、多額の経費を投じて購入するなどしたものであるが、検査した５１公館のうち同システムを設置している１５公館では、危機管理目的での使用実績はなく、危機管理目的以外でも利用は低調であった。（参照 ）
キ 在外公館は、人道上の理由等やむを得ない場合を除き公用携帯電話を私用で使用することを禁止しているが、私用電話料金は自己負担していたものの、多くの職員が公用携帯電話を私用で使用していた。（参照 ）
（５） 監査の実施状況
ア 限られた人員で効率的・効果的に会計監査を実施するためには、監査の日程、勢力配分等を明確にするとともに、監査上の重点事項等を定めた監査計画を策定する必要があるが、査察に関する監査計画は、短期的な出張計画を作成しているだけで、年度ごとの監査の重点項目や監査テーマを定めていなかった。（参照 ）
イ 実地監査を実施する箇所の選定に当たっては、問題がある可能性が高い箇所を選定するとともに、監査の牽制機能を維持する見地から、多年にわたって監査を実施しない空白域を生じさせないようにすることが有効であるが、各年度の査察の施行率は平均１６．０％となっていて、全査察対象箇所２３２か所（２１年度末現在）のうち、６年間査察が実施されていない箇所が３８か所あった。（参照 ）
ウ 査察の結果は、外務大臣に報告されているほか、査察を受けた在外公館、外務省大臣官房会計課、在外公館課等の外務本省の関係課に通知されている。会計監査の結果を有用な情報として活用定着させるためには、組織全体に周知することが有効である。各年度の査察の施行率が１６％程度であり、各在外公館に共通的に見られる指摘事項があることから、査察の結果をすべての在外公館に周知して注意喚起を促すことが有効である。しかし、査察の結果のうち他の在外公館にも関係する事項を取りまとめてすべての在外公館に周知することは行われていなかった。（参照 ）
エ 監査の実効性を確保するためには、監査で指摘した事態に対して必要な改善の措置等が確実に執られるように、監査を行う組織がその経過及び結果をフォローアップすることが有効である。しかし、改善するまで査察のフォローアップが継続的に行われていなかったり、指摘内容の事後の調整・検証が十分でなかったりなどしたため、査察実施後長期間が経過しているのに事態が十分に改善されていない在外公館が６公館あった。（参照 ）
外務省は、在外公館の会計経理に関して、これまでの会計検査院の検査の結果を踏まえるなどして、国有財産、物品の管理、出納事務等について改善を図ってきている。しかし、今回の検査において、在外公館に係る会計経理に関して更に改善すべき事態が見受けられた。これらの事態の多くは、国内とは環境の異なる海外における事務処理の困難さにもよるが、外交事務で多忙な館長等に複数の会計機関の事務が集中していること、会計事務等の広範な事務を会計担当者が行っていることなども、その一因になっていると考えられる。
したがって、外務省は、今回の検査結果を踏まえ、以下の点に留意することなどにより、在外公館に係る会計経理について、内部統制が十分機能するように努めるとともに、その事務処理を一層適切かつ効率的に執行するように努める必要がある。
（１） 会計事務の体制の状況
ア 在外公館の事務を統括する責任者として、会計経理に対する指導・監督を行う館長に会計機関等の事務が集中していて、自ら実務を処理することとされていることから、在外公館の定員、職務内容の現状を踏まえて、次席職員等に会計機関等の実務を処理させることなどを含めた事務処理体制の改善により、内部統制が十分機能するよう図る。
イ 会計担当者は会計事務等の広範な事務を処理しており、会計担当者が正副２人の在外公館では、会計副担当者が会計事務に従事しておらず、相互チェックが十分に機能していない事態も見受けられたことから、定期・不定期の検査等を通じて内部牽（けん）制等が十分機能するようにする。
ウ 会計に係る研修の受講率の向上を図るとともに、個人ごとの受講履歴を一元的に管理して、未受講者に受講を勧めることにする。
エ 計算証明書類の提出の遅滞については、在外公館の事務処理の機械化、電子化等を通じて、外務本省との間の連絡調整、書類のやり取りなどに要する時間を短縮して、提出期限を遵守する。
オ 会計広域担当官等の出張による指導、助言等の機会を増やすとともに、指導がより効果的なものとなるようにする。
カ 会計事務の負担軽減等を図るため、在外経理に関するシステムを整備することは有効である。特に、新しい物品管理システムについては、早期にすべての物品のデータ入力を完了して、十分な活用を図る。
以上のようにして、在外公館における会計事務の体制を整備し、その機能が十分に発揮できるようにする。
（２） 資金の受入、保管等の状況
ア 在外公館の前渡資金に係る外国送金について、業務に支障が生じない範囲でまとめて行うなど、会計実地検査時の指摘により執ることとした措置を確実に実施する。
イ 領事手数料に係る釣銭の用意の仕方や携帯電話料金の私費負担分の支払方法について、公金と私金が混同することにならないような方策を検討する。
ウ 帳簿金庫検査を予決令等に基づき適切に実施する。
以上のようにして、前渡資金等の受入れ、保管等を適正かつ適切に行うとともに、外国送金をまとめて行うなど経済性に十分配慮する。
（３） 収入及び支出に係る会計処理の状況
ア 未使用の収入金領収証が無断で持ち出されて不正に使用されることがないように、会計担当者は、厳重に保管することに留意するとともに、受払簿を作成するなどしてその管理を徹底する。また、収入金領収証を領事担当者に引き渡す際は、必ず一連番号を付するなど適切な事務処理の実施を徹底する。さらに、使用済みの冊子についても、再度使用されないよう管理を徹底する。
イ 随意契約の実施、契約の履行確認、支払等に当たっては、会計法令等を遵守する。また、随意契約の実施に当たっては、在外公館が所在する国又は地域の事情もあるが、なるべく２人以上の者から見積書を徴取するよう在外公館を指導する。
ウ 契約の実施等に当たっては、以下の点に十分留意する。
（ア） 在外公館が複写機のリース期間の満了に伴いリース替えのりん請を行う際は、予算配賦や経費節約の見地から、購入する場合の見積書を徴するよう在外公館への指導を徹底する。
（イ） 駐車場の借上契約については、在外公館は、自動車を通勤に利用していない職員の人数を把握して必要台数を十分に検討するなど、会計実地検査時の指摘により執ることとした措置を確実に実施する。
（ウ） 在外公館は、物品の調達を計画的に行い、不要不急の事務用品、酒類等を年度末に多量に購入することがないようにする。
（エ） ロシア大使館における会計実地検査時の指摘を踏まえ、在外公館の電話契約について、固定電話の使用状況に応じた適切なものとする。
エ 会食については、会計担当者等は、予算管理上、適切な会食単価を設定した上で、会食決裁書に所要見込額を記載させる。また、所要見込額を超過した場合は、その理由等を聴取して、所要額の妥当性等について確認する。
以上のようにして、会計法令等を遵守するなどして、収入については、多額の現金を取り扱う領事手数料の収納事務を適正かつ適切に行い、支出については、支払の要否の判断を適切に行うとともに、経済性にも十分配慮した会計処理を行う。
（４） 施設及び物品の管理等の状況
ア 在外公館の施設で長期にわたって利用していなかったり、利用率が低くなったりしている会議室等の事務所の施設や食堂等の公邸の施設等については、より一層の有効活用を図るとともに、今後も利用の見込みがないものは、維持管理費用等を徹底して抑制し、借り上げているものは早期に借上げを取りやめることを検討する。
イ 長期間利用しておらず今後も利用する見込みのない行政財産について早期に用途廃止することを検討するとともに、用途廃止した土地、建物等の普通財産等についてはより積極的に不動産仲介業者等に処分を委託するなど、これらの国有財産等について早期処分に向けた措置を講ずる。
ウ 在外公館が管理している物品については、物品管理簿等の帳簿に適切に記録し、美術品や贈呈品が過剰となっている場合は他の在外公館へ管理換する。危機管理用テレビ会議システムについては、会計実地検査時の指摘を踏まえて執ることとした利活用のための措置を確実に実施する。また、職員等に貸し出している公用携帯電話については、私用での使用が禁止されていることを在外公館へ周知徹底する。
エ 在庫が過剰となっている酒類については、他の在外公館へ管理換したり、民間業者に売却したり、新規の購入を抑制したりするなど、会計実地検査時の指摘により執ることとした措置を確実に実施する。
以上のようにして、在外公館の施設の借上げに係る費用を経済的なものとするとともに、必要のない国有財産等の処分の促進を図り、また、物品の効率的な使用、適切な管理等を行う。
（５） 監査の実施状況
ア 査察に関する監査計画を充実させる。
イ 査察を実施する箇所の選定に当たっては、長期間にわたって査察が実施されない箇所が生じないよう努める。
ウ 査察における会計監査については、会計実地検査時の指摘により執ることとした監査結果を取りまとめて周知するなどの監査結果を有効に活用するための措置を確実に実施する。
エ 監査結果のフォローアップを適切に行い、査察で指摘した事態を確実に改善させる。
以上のようにして、より効率的、効果的な会計監査の実施に努める。
会計検査院としては、今回の検査結果に基づく改善策が確実に実施されているかを確認するなど在外公館に係る会計経理に関し引き続き検査を実施し、取りまとめが出来次第報告することとする。